Jak skutecznie złożyć rezygnację z pełnienia funkcji w zarządzie sp. z o.o.?

W jakiej formie powinno zostać złożone oświadczenie o rezygnacji z funkcji członka zarządu? Komu należy złożyć oświadczenie o rezygnacji? Jak skutecznie złożyć rezygnację, gdy jest się jedynym członkiem zarządu? Odpowiedzi na te i inne pytania przedstawiamy w poniższej publikacji.

Forma oświadczenia o rezygnacji

Przepisy prawa nie przewidują żadnej formy szczególnej dla oświadczenie o rezygnacji z pełnienia funkcji członka zarządu. Jednakże, z praktycznych względów (konieczności przedłożenia dowodu uzasadniającego wykreślenie członka zarządu z rejestru KRS) zalecane jest, aby oświadczenie zostało złożone na piśmie.

Można spotkać siętakże z poglądem, że w przypadku, gdy rezygnację składa jedyny członek zarządu, który jest jedocześnie jedynym wspólnikiem spółki, oświadczenie o rezygnacji należy złożyć w formie aktu notarialnego.

Odbiorca oświadczenia o rezygnacji

Przez lata w doktrynie, jak i orzecznictwie istniały różne poglądy co do osoby, która powinna otrzymać oświadczenie o rezygnacji z funkcji członka zarządu.

Jeden z poglądów wskazywał, że stosowne oświadczenie powinno zostać złożone radzie nadzorczej, a w przypadku braku tego organu, pełnomocnikowi powołanemu przez zgromadzenie wspólników. Z kolei, gdy pełnomocnik nie został wybrany, należało doprowadzić do jego powołania.

W 2016 r. została podjęta uchwała składu 7 sędziów Sądu Najwyższego, w której stwierdzono, że oświadczenie członka zarządu o rezygnacji z tej funkcji jest składane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.

Powyższa uchwała nie rozwiązała jednak wątpliwości jak należy postępować, gdy rezygnację składa jedyny członek zarządu spółki. W związku z powyższym, w ostatnich latach, przed nowelizacją KSH, za ugruntowane można było uważać stanowisko wskazujące, że w przypadku zarządu jednoosobowego lub gdy rezygnację składa ostatni członek zarządu oświadczenie o rezygnacji z pełnienia funkcji członka zarządu należało złożyć spółce, tj. doręczyć je na adres spółki.

Problemy z rezygnacją jedynego członka zarządu bądź wszystkich członków zarządu dostrzegł ostatecznie ustawodawca i na skutek nowelizacji z 2019 r. wprowadzono nowy przepis, który uregulował powyższą kwestię.

Na gruncie obecnych przepisów KSH, jeżeli w wyniku rezygnacji członka zarządu żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników (chyba że umowa spółki stanowi inaczej). Tym samym, członek zarządu wraz zaproszeniem na zgromadzenie wspólników przesyła także oświadczenie o swojej rezygnacji. Rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników.

Ustanie mandatu

Rezygnacja członka zarządu, gdy zarząd jest wieloosobowy jest skuteczna z momentem złożenia rezygnacji pozostałym członkom zarządu (lub jednemu z członków zarządu lub prokurentowi).

W przypadku rezygnacji jedynego członka zarządu, jego oświadczenie staje się skuteczne dopiero od następnego dnia po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników. W praktyce oznacza to, że od złożenia rezygnacji do wygaśnięcia mandatu musi upłynąć co najmniej 2 tygodnie. Należy także zauważyć, że dla skuteczności rezygnacji nie jest konieczne, aby zgromadzenie wspólników wyraziło na nią zgodę. Co więcej, podczas zgromadzenia wspólników nie musi dojść do powołania nowego zarządu (chociaż taki powinien być cel tego zgromadzenia).

Warto także pamiętać, że rezygnacja z pełnienia funkcji członka zarządu nie jest uzależniona od rejestracji stosownej zmiany w KRS. Wpis w KRS dot. zmiany składu zarządu ma bowiem charakter deklaratoryjny – jedynie potwierdza fakt dokonania zmiany.

Podsumowanie

W przypadku zarządu wieloosobowego rekomendujemy złożenie oświadczenia o rezygnacji z pełnienia funkcji członka zarządu pozostałym członkom zarządu spółki. Natomiast w przypadku zarządu jednoosobowego lub gdy oświadczenie składa ostatni członek zarządu oświadczenie o rezygnacji należy wysłać do wszystkich wspólników wraz z zaproszeniem na zgromadzenie wspólników.