"Organizacja imprez masowych – czyli event od strony prawnej."

Czym jest impreza masowa? W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy dany event będzie stanowił imprezę masową w rozumieniu ustawy z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (nazywanej dalej „ustawą"). Impreza masowa artystyczna lub rozrywkowa to taka, w której może uczestniczyć nie mniej niż 500 osób - jeśli odbywa się w hali sportowej lub innym budynku, lub co najmniej 1000 osób - jeśli ma miejsce na stadionie lub innym obiekcie (chodzi tu głownie o tereny otwarte). Liczbę miejsc dla gości określa się według norm prawa budowlanego i przeciwpożarowych - nie chodzi tu np. o przewidywaną liczbę uczestników, tylko o potencjalnie maksymalną liczbę osób, jaka mogłaby się znaleźć na terenie imprezy. Dlatego imprezą masową może być także np. planowany jako kameralny otwarty event, jeśli na jego potrzeby wynajęto cały stadion. Z kolei jeśli event jest zamknięty (np. biletowany), znaczenie będzie miała maksymalna ilość udostępnionych wejściówek. Zaniżenie liczby miejsc i w konsekwencji uznanie przez organizatora, że dany event nie jest imprezą masową, potencjalnie grozi organizatorowi odpowiedzialnością za zorganizowanie imprezy masowej bez odpowiedniego zezwolenia.

Jeśli event nie mieści się w opisanych powyżej ramach, według ustawy nie mamy do czynienia z imprezą masową, przez co obowiązki przewidziane w ustawie nie mają do niego zastosowania. Co ważne, ustawy nie stosuje się też do imprez organizowanych m.in.: w kinach, teatrach, domach kultury i podobnych obiektach - bez względu na liczbę gości. Dotyczy to także np. dyskotek w klubach - tak stwierdzono w orzecznictwie na podstawie wcześniej obowiązującej ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, jednak pogląd ten powinien być nadal aktualny. Opisane wyłączenie powinno mieć zastosowanie także do organizacji w takich miejscach np. koncertów. Co do zasady nie można jednak z góry określić, że dany event, w danym miejscu jest albo nie jest imprezą masową - każdy przypadek trzeba tu rozpatrywać indywidualnie.

Fakt, że dany event nie będzie imprezą masową w rozumieniu ustawy oznacza, że organizator nie musi się stosować do wymogów ustawy. Nie oznacza to jednak całkowitej „wolności" dla organizatora - nadal obowiązują go ogólne przepisy prawa czy np. normy przeciwpożarowe. Dlatego też, gdyby np. uczestnik eventu niebędącego imprezą masową z winy organizatora złamał rękę, organizator wciąż będzie za to odpowiedzialny.

Impreza masowa w rozumieniu ustawy może być odpłatna, biletowana lub ogólnie dostępna dla publiczności - nie ma w ustawie wyłączenia w tym zakresie. Odpłatny status imprezy nakłada jednak na organizatora dodatkowe obowiązki opisane w dalszej części tekstu.

Niezbędne zezwolenie

Uzyskanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej jest podstawowym obowiązkiem organizatora. O zgodę należy zwrócić się do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego według miejsca przeprowadzenia imprezy. Do wniosku należy załączyć m.in.: program i regulamin imprezy, plan obiektu, a także opinie na temat bezpieczeństwa imprezy od policji, straży pożarnej i pogotowia ratunkowego. Kompletność wniosku jest istotna. Przez braki w dokumentacji nie doszło do skutku wiele imprez - z tego powodu niedawno głośno było o odwołaniu festiwalu muzycznego Fugazi.

Wniosek o zezwolenie należy złożyć nie później niż 30 dni przed planowanym startem eventu. Dochowanie terminu jest bardzo ważne, bo spóźniony wniosek po prostu nie jest rozpatrywany (nie można się od tego odwoływać). Właśnie ze względu na zbyt późne zgłoszenie nie odbył się w 2011 r. warszawski koncert Carlosa Santany.

Najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem imprezy organ wydaje decyzję, w której zezwala na jej przeprowadzenie albo odmawia takiej zgody. Od decyzji takiej można się odwołać do samorządowego kolegium odwoławczego, które musi je rozpatrzyć w terminie 4 dni od wniesienia odwołania. Wydając decyzję organ może stwierdzić, że event stanowi imprezę podwyższonego ryzyka. Wówczas obowiązują wobec niej dodatkowe obostrzenia, np. zakaz sprzedaży alkoholu.

Zasady bezpieczeństwa

Uzyskanie zgody na organizację imprezy to jednak dopiero jeden z obowiązków organizatora. Istnieje też szereg zasad związanych z bezpieczeństwem uczestników. Organizator powinien zapewnić udział w imprezie służb porządkowych i służb informacyjnych (w odpowiedniej do skali imprezy liczbie określanej według ustawy). Członkowie służb powinni zostać odpowiednio przeszkoleni. Zadaniem tych osób jest m.in.: usuwanie uczestników zagrażających bezpieczeństwu, reagowanie na incydenty, pilnowanie przestrzegania regulaminu imprezy. W tym celu członkowie służb mają prawo sprawdzać bilety wstępu, legitymować uczestników, a także np. sprawdzać, czy w ich bagażu nie ma niebezpiecznych przedmiotów. Służby porządkowe w ograniczonym zakresie mogą stosować wobec uczestników tzw. środki przymusu bezpośredniego, np. kajdanki czy gaz obezwładniający. Każda impreza masowa musi posiadać kierownika do spraw bezpieczeństwa, który przewodzi służbom porządkowym i informacyjnym.

Na organizatorze spoczywa także szereg obowiązków dotyczących odpowiedniego przystosowania terenu imprezy masowej. Musi się tam znaleźć m.in. zaplecze higieniczno-sanitarne, sprzęt ratowniczy i gaśniczy, a także powinny zostać wyznaczone drogi ewakuacyjne. Uczestnikom należy udostępnić regulamin imprezy masowej i regulamin obiektu, na którym się ona odbywa. Kolejny obowiązek organizatora to przygotowanie instrukcji na wypadek pożaru lub podobnego zagrożenia.
Organizator może zostać zobowiązany do nagrywania przebiegu imprezy na potrzeby bezpieczeństwa (aby umożliwić np. późniejszą identyfikację sprawców ewentualnych incydentów). O takim obowiązku może postanowić wojewoda, jest to też obowiązkowe dla niektórych obiektów (każdy wojewoda tworzy ich wykaz). Organizator może rejestrować przebieg imprezy także bez takiego obowiązku, z własnej inicjatywy.

Jeśli wstęp na imprezę masową jest odpłatny, istnieje dodatkowy obowiązek organizatora wobec uczestników - musi on mianowicie posiadać ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone uczestnikom eventu. Mimo braku obowiązku ubezpieczenia, nieodpłatność eventu nie zwalnia organizatora od odpowiedzialności wobec uczestników. Przeciwnie: nieposiadający ubezpieczenia organizator ponosi taką odpowiedzialność bezpośrednio, tzn. bierze na siebie ryzyko i koszty ewentualnych odszkodowań, co w razie posiadania ubezpieczenia OC pokrywałby ubezpieczyciel. Dlatego rozważenie wykupienia ubezpieczenia OC można polecić wszystkim organizatorom eventów, także tych nieodpłatnych.

Zasady odpowiedzialności i kary

Organizowanie imprezy masowej bez zezwolenia grozi surowymi konsekwencjami - karą maksymalnie do 8 lat więzienia. Zabronione pod karą grzywny jest niezastosowanie się przez organizatora do wymogów bezpieczeństwa imprezy. Grzywna nie stanowi tu jednak jedynej potencjalnej dolegliwości dla organizatora - bowiem jeśli zostanie stwierdzone, że organizator nie stosuje się do zasad bezpieczeństwa albo warunków określonych w zezwoleniu, impreza może zostać przerwana albo jej przeprowadzenie zabronione, o czym decyduje organ wydający zezwolenie. Z uwagi na bezpieczeństwo zakazać przeprowadzania imprezy może także wojewoda. W skrajnych przypadkach możliwe jest nawet nałożenie wobec organizatora zakazu przeprowadzania imprez masowych w danym województwie. Od decyzji w tym zakresie służy odwołanie.

Jeśli event ma charakter odpłatny dla uczestników, organizator odpowiada także za szkody majątkowe poniesione przez policję, straż pożarną i inne służby w związku z imprezą - np. za sprzęt zniszczony w czasie interwencji. Odpowiedzialności podlegają także uczestnicy imprezy -zabronione jest m.in. wnoszenie na teren imprezy masowej alkoholu czy wyrobów pirotechnicznych, niestosowanie się do regulaminu imprezy, poleceń policji lub służb organizatora czy też zakłócanie przebiegu imprezy w sposób, który zagraża bezpieczeństwu.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Niniejszy artykuł to skondensowany, oczywiście niewyczerpujący, zbiór ważnych informacji o organizacji eventu z perspektywy ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. W konkretnych sytuacjach kluczowe znaczenie mogą mieć także inne zasady - wiadomo, że nieco inaczej organizuje się koncert na stadionie, a inaczej plenerowy pokaz filmu. Niemniej zawsze odpowiedzialność za bezpieczeństwo spoczywa na organizatorze i to on ponosi konsekwencje, gdy coś pójdzie nie tak. Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom to kwestia kluczowa. Dlatego stosowanie się do przepisów na ten temat - i wiedza o nich - są dla organizatora takie ważne.

Michał Sałajczyk
LSW