Nowelizacja wprowadza obowiązek przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Nowela wprowadza także kilka wyjątków od ww. zasady w zależności od momentu zawarcia stosunku pracy:

  • Stosunki pracy nawiązane przed 1 stycznia 1999 r.

W stosunku do umów zawartych przed 1 stycznia 1999 r. nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Akta należy przechowywać 50 lat.

  • Stosunki pracy nawiązane po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.

Pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat pod warunkiem złożenia oświadczenia do ZUS o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz następczo złożyć raport informacyjny (ZUS RIA). Raport powinien zostać złożony za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych przez okres 20 lat, tj. między 31 grudnia 1998 r. a 31 grudnia 2018 r. Raport stanowi zestawienie informacji dotyczących ww. ubezpieczonych we wskazanym okresie. Powinien on zawierać:

§  dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty

§  dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;

§  datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy oraz informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

  • Stosunki pracy nawiązane po 31 grudnia 2018 r.

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat z wyjątkami przewidzianymi w przepisach związanymi z wszczęciem postępowania, w którym dokumentacja pracownicza stanowi dowód. Jakie to wyjątki?

§  Jeżeli pracodawca będzie stroną toczącego się postępowania (z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, karnego, cywilnego, etc.), będzie miał obowiązek przechowywać akta osobowe do czasu jego prawomocnego zakończenia, ale nie krócej niż 10 lat.

§  Jeżeli pracodawca poweźmie wiadomość o toczącym się postępowaniu, w którym dokumentacja pracownicza może stanowić dowód (nieistotna jest forma powzięcia takiej wiadomości), okres przechowywania akt osobowych wydłuża się o 12 miesięcy względem standardowego 10-letniego okresu ich przechowywania.

Ważne!

Zgodnie z nowymi przepisami, pracownik ma prawo odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania, a pracodawca ma obowiązek wraz ze świadectwem pracy przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji oraz możliwości jej odbioru przez pracownika do końca miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym upłynął ten okres, a także o zniszczeniu dokumentacji przez pracodawcę w razie braku jej odbioru.
 

Elektroniczne teczki

Nowelizacja umożliwiła pracodawcom również prowadzenie teczek pracowniczych w formie elektronicznej. Przejście z formy papierowej na elektroniczną dotyczyć może wszystkich pracowników. Zmiana postaci dokumentacji następuje poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (w szczególności skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o:

  • zmianie sposobu przechowywania i prowadzenia dokumentacji pracowniczej;
  • możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od przekazania tej informacji.

 

Autorka: adwokat Anna Stykowska-Sikora, praktyka prawa pracy i ubezpieczeń społecznych