Dokumenty finansowe w formie elektronicznej

W okresie przejściowym pomiędzy 15 marca 2018 r. a 30 września 2018 r. sprawozdanie finansowe podmiotu wpisanego do KRS, jak również sprawozdanie z działalności, odpisy uchwał odpowiednich organów zatwierdzających sprawozdania finansowe oraz sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego sporządzone przez firmę audytorską („Dokumenty finansowe”) – powinny zostać złożone do KRS w formie elektronicznej tj. w formie skanu dokumentu uprzednio przygotowanego w formie pisemnej zgodnie z dotychczasowymi zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości.

Osoba składająca ww. dokumenty musi być członkiem organu uprawnionego do reprezentacji podmiotu, której PESEL został wcześniej ujawniony w KRS.

Dokumenty finansowe składa się bezpłatnie, drogą elektroniczną do nowoutworzonego w tym celu repozytorium dokumentów finansowych. Czynności złożenia dokonuje się za pośrednictwem specjalnego portalu, który można założyć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl.

W celu skorzystania z portalu, w pierwszej kolejności należy udać się na stronę https://ekrs.ms.gov.pl/s24/, a następnie przejść proces rejestracji konta oraz dokonać jego autoryzacji za pośrednictwem profilu ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

(1)   założenie profilu ePUAP jest możliwe nieodpłatnie za pośrednictwem strony https://pz.gov.pl/pz/index lub www.biznes.gov.pl. W ramach procesu rejestracyjnego dostępne są dwie ścieżki. Pierwsza polega na wypełnieniu formularza wniosku o założenie profilu ePUAP na stronie https://pz.gov.pl/pz/index, a następnie faktycznego udania się do najbliższego punktu potwierdzającego w terminie 14 dni do daty przesłania wniosku. Lista punktów potwierdzających znajduje się na stronie https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList. Druga umożliwia założenie konta ePUAP za pośrednictwem elektronicznego konta bankowego pod warunkiem, że system bankowości elektronicznej danego banku umożliwia taką funkcjonalność.

(2)   kwalifikowany podpis elektroniczny nabywa się odpłatnie, u podmiotów-dostawców nadzorowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. Lista podmiotów świadczących te usługi dostępna jest pod adresem: http://www.nccert.pl/ .

Od 1 października 2018 r. podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego zobowiązane będą do składania sprawozdań finansowych w formie jednolitego pliku elektronicznego. Tak sporządzona dokumentacja również będzie musiała zostać opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem ePUAP.

Trzeba podkreślić, że na chwilę obecną nie jest dopuszczalne złożenie dokumentów finansowych przez ustanowionego przez podmiot pełnomocnika.

Oświadczenia dotyczące adresu do doręczeń osób uprawnionych do reprezentacji spółki lub osób wchodzących w skład organu uprawnionego do powoływania tychże osób.

Osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu ujawnionego w Krajowym Rejestrze Sądowym, jak również prokurenci i likwidatorzy mają obowiązek, przy złożeniu pierwszego wniosku o dokonanie zmiany w rejestrze, złożyć oświadczenie wskazujące aktualny adres do doręczeń tychże osób lub oświadczenie potwierdzające, iż uprzednio wskazany adres do doręczeń znajdujący się w aktach rejestrowych podmiotu jest nadal aktualny.

Ponadto, należy złożyć listę osób uprawnionych do powoływania członków zarządu, a gdyby uprawniona do tego była osoba prawna – listę członków zarządu posiadających prawo reprezentacji tego podmiotu. Lista powinna zawierać imiona nazwiska i adresy do doręczeń tych osób.

Jeżeli adres do doręczeń wyżej wskazanych osób znajduje się poza obszarem UE, osoby te zobowiązane są ustanowić pełnomocnika do doręczeń na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

Akta rejestrowe w postaci elektronicznej

Zaznaczamy, że od 1 marca 2020 roku:

(1)   akta rejestrowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego będą prowadzone w formie elektronicznej i ogólnodostępne za pośrednictwem sieci Internet;

(2)   składanie wniosków w ramach dokonywania zmian w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego będzie odbywało się wyłącznie i obowiązkowo w formie elektronicznej.

Zmiany zakładają docelową informatyzację postępowań rejestrowych, mając na względzie przyspieszenie procesu rejestracji, jak również wyeliminowanie konieczności osobistego stawiennictwa w sądach rejestrowych.

Kontakt

Jeżeli są Państwo zainteresowani bardziej szczegółową informacją oraz wpływem, jaki przedmiotowe zmiany mogą wywrzeć na otoczenie prawne i biznesowe Państwa działalności, zapraszamy do kontaktu.